Outlook汇出工具

Outlook汇出工具

想要将信箱中的各种资料进行汇整时,通常会使用Outlook内建的汇出功能来完成,但此功能有许多的限制,包括无法针对所有的资料夹类型进行汇出,常见的是使用在Email、Contacts、Calendar,并且无法让用户自行选定所有能够汇出的栏位。

建议经常有这类需要的用户,可以加装CodeTwo Outlook Export功能,让所有看得到的资料夹类型之中的资料(包括Contacts、Calendar、Email、Post、Tasks、Journal、Notes),都可以轻易地自由选定想要汇出的栏位至CSV档案内,并由Excel来开启与检视。

完成安装此工具后,先选取准备要进行汇出的资料夹(例如Email),再按下Outlook工具列上的〔Export〕按钮,即可开启如图4所示的「data export」视窗。这里以选定汇出Email资料夹为例,先按下〔Browse〕按钮来设定汇出的路径与档案名称,接着按下〔Options〕按钮来设定栏位的间隔符号。最后,按下〔Add〕或〔Remove〕按钮,加入或移除所要汇出的栏位,并且针对所有的栏位透过按下〔Up〕与〔Down〕按钮的方式进行排序。

图4 进行Email汇出设定。

如图5所示,便是在按下〔Add〕按钮后所开启的「Field Chooser」页面。从「Available fields:」清单内,可以查看所有可以汇出的栏位。以Email来说,需要查看的栏位资料通常有主旨(Subject)、传送日期(Date Sent)、内容(Body)、附件档案名称与大小(Attachment Names and Size)等等。其中,内文(Body)还可以挑选格式,包括一般文字格式与HTML格式。至于附件档案,则只会显示其档案名称、大小、数量,而不会汇出实际的附件档案。

图5 选择汇出栏位。

图6所示则是汇出Email资料夹至CSV档案并由Excel开启的范例,可以清楚看到每一封Email的主旨、寄送日期、内文、附件档案名称以及大小等栏位资料,且不会因为是中文资料而发生显示乱码的问题。

图6 汇出CSV范例。

Author: bwh