Outlook看门狗

Outlook看门狗

想想看,Exchange用户在操作Outlook的过程中,最常会发生的失误操作有哪一些?误删资料夹和误移动资料夹的两项操作,肯定是排列在前五名。例如,在操作左方资料夹清单的过程中,不小心把某一个资料夹移动到其他资料夹内而不自知,因而造成现行关联的邮件规则设定找不到该资料夹,直到相关新接收的邮件全部进到预设的收件夹内之后才惊觉。

为了预防诸如此类的失误操作发生,建议加装「CodeTwo Move & Delete Watchdog」这个免费的Outlook附加工具。如图7所示,这是完成CodeTwo Move & Delete Watchdog工具安装后的显示页面,可以发现在Outlook内将会有一只看门狗程式随时盯着自己的操作,一旦有发生删除资料夹或移动资料夹的操作,便会出现提示视窗要求加以确认。按下〔Start MS Outlook〕按钮,继续后面的设定。

图7 成功安装看门狗工具。

在开启Outlook介面后,先按下工具列的〔Settings〕按钮,开启如图8所示的警示触发页面设定。在此,先决定是否要在执行资料夹移动或删除时,弹跳出看门狗程式的警示视窗。接着,进一步设定是否要在选定的资料夹被移动至「删除的邮件」资料夹时不要出现警示,如果是直接按下〔Shift〕+〔Delete〕键,则一样会出现警示。另外,还可以设定是否要在仅勾选资料夹但没有勾选资料夹中的资料项,执行删除操作时不要出现警示。

图8 跳出警示设定。

关于Outlook中的误删操作情境,最常见的就是当用户想删除某一封邮件,但目前所选取的却是该邮件所在的资料夹,并且在完成删除操作后却还不自知。现在一旦有了看门狗这个背景程式监视着,在即将发生误删资料夹的操作时,便会出现如图9所示的警示讯息让用户再次确认,避免憾事发生。

图9 出现删除Outlook资料夹警示。

Author: bwh