在Exchange Server 2019中所提供的邮件封存功能

之前文章已介绍过在Exchange Server 2019中所提供的邮件封存功能,包括线上封存信箱以及结合Outlook用户端本机封存功能的使用,这些封存功能虽然好用,但却会占用掉伺服器及用户端的硬体资源,包括CPU、RAM以及庞大的储存空间。因此,强烈建议在拥有同时500人以上的Exchange Server信箱伺服器架构中,最好能够部署一台专属的封存伺服器,以减少信箱伺服器的负载并提供用户一个友善的管理介面,让他们可以随时快速搜索到任何已封存的Email,并且能够在必要时将选定的封存邮件还原。

经评估之后,在此推荐MailStore Server解决方案,因为它不仅易于部署在Exchange Server 2019的架构内,对于人员信箱的封存、管理以及全文搜索都相当简单,更重要的是,它也提供了所有信箱用户一个简易的管理介面,能够随时快速地找到需要进行还原的Ema​​il。可以到下列的官网下载30天试用版本。

‧MailStore Server三十天试用版下载网址:https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-server/mailstore-server-trial-download/

部署MailStore Server时,在伺服器部分,必须安装在Windows Server 2008 R2以上版本的作业系统,不需要加入Active Directory即可使用,但需要配置连接网域控制站主机。在用户端部分,则必须是Windows 7以上版本的作业系统,还可进一步安装相容于Outlook 2003以上版本的附加功能。

此外,无论是在用户端还是伺服器上,都需要安装Microsoft .NET Framework Version 4.5.1。如果会使用到Email附件档案的全文检索功能,则须自行额外加装IFilter driver相关程式,例如适用于Microsoft Office文件的FilterPack64bit.exe,以及适用于Adobe Acrobat PDF文件的PDFFilter64Setup.msi程式等等,这一些都可以从它们各自的官网进行下载。

在执行MailStore Server安装程式后,如图13所示会先出现语言选项。完成语言设定后,除了安装设定页面会立即变成选定的语言外,安装后所开启的管理介面也会跟着变换。按下〔OK〕按钮,继续设定。

图13 安装MailStore。

接着,在「安装授权」页面中,可以选择输入产品金钥或选择授权档案来完成,之后按下〔下一步〕按钮。如图14所示,在「配置证书」页面中,可以选择以SSL连线时的凭证类型,若在测试阶段,选择「建立自我指派凭证」即可,然后按下〔下一步〕按钮。

图14 配置证书。

来到「建立自我指派凭证」页面中,输入此伺服器的完整名称,并按下〔下一步〕按钮。随后,在「完成MailStore Server安装精灵」页面中,确认已勾选「自动设定Windows防火墙」和「产品更新」的所有设定。按下〔下一步〕按钮后,再按下〔完成〕即可。

如图15所示,完成安装之后,首次开启会自动设定好以「标准验证」的admin帐号与密码进行登入。按下〔确定〕按钮后,由于是首次的预设管理员帐号登入,因此会要求立即变更密码。

图15 首次登入。

如图16所示是MailStore Server的管理介面,可以在「起始页面」中执行的快速存取,包括「封存电邮」、「搜寻电邮」、「汇出电邮」以及「管理工具」。而在仪表板资讯中,则可以检视到作业系统版本、MailStore Server版本、Web Access版本、封存邮件数量、封存区数量、目前登入的用户数量以及授权等资讯。

图16 MailStore Server管理介面。

此外,对于一般用来说,如果在他们自己的电脑上也安装了此项工具,则可以在开启并登入后,在视窗左上角的栏位中,快速搜寻到在自己信箱内所有已被封存的邮件。

无论是管理人员还是一般用户,只要想连线登入MailStore Server,如图17所示,就必须确认在「Services」介面中的「MailStore Server」服务是处于执行状态(Running),否则将会出现连线失败的错误讯息。建议所有正在使用Windows相关的监视软体,可以把此项服务列入监视目标,以便在发生服务停止时自动以Email通知管理人员处理。

图17 服务管理。

Author: bwh